マニュアルなどの長文作成－6 ―目次ページの作成―

長文作成に関する連載の第 6 回です。第 5 回で、文書にページ番号を
挿入したので、このページ番号をさらに活かせる目次ページを作る方法をご紹介します。

目次は、[挿入] メニューの [参照] の [索引と目次] から機能を使ってとても簡単に
作成できるのですが、何の準備もしていない文書でこの操作を行っても、思うような目次は作れません。
Word が、どこを目次として抜き出したらよいのかがわからないので、エラーを返したり、
既定の目次を作ったりするからです。
そのため、「目次は難しい」とおっしゃる方が多いのでしょうね。

目次機能は、あらかじめ目印が設定されている箇所の文字列が目次として抜き出され、
そのページ番号が表示される、という動きをします。ということは、目印が必要ということです。

では、目印はどうやってつけるのか？ですね。
それは、「スタイル」を使うのです。
「マニュアルなどの長文作成 ―3― 見出しスタイルの変更」で出てきた、「見出し1」や「見出し2」
などのスタイルを段落に設定することが、目印をつけることになると思ってください。

この連載で使っているファイルでは、これまでの連載内容で見出しスタイルを設定する方法を
ご紹介しているので、確認するところから始めますね。

[スタイルと書式] 作業ウィンドウを表示して、目次として抜き出したい各ページのタイトルや項目名にスタイルが設定されているかどうかを確認します。
見出しスタイルについては、「マニュアルなどの長文作成 ―3― 見出しスタイルの変更」などを
参照してください。

1.[書式設定] ツールバーの [スタイルと書式] をクリックします。

2.目次として抜き出したいタイトルや項目をクリックして、作業ウィンドウで
設定されているスタイルを確認します。
選択している段落に設定されているスタイル名には、青い枠が表示されます。

現在のファイルの 1 ページ目より前に目次用のページを作ります。
改ページを行えばよいのですが、ページの先頭に見出し 1 などのスタイルを使ってタイトルを
入れている場合、ちょっとだけ工夫が必要なのでそういった場合の手順を書きます。

Word 2003 では、ページの 1 行目にスタイルなどの段落書式が設定されている場合、
この行の先頭で改ページをすると、前のページの改ページ行にも同じ書式が付きます。
今回の文書の場合は、前のページの改ページ行に紺色の塗りつぶしがついてしまうのです。
これを避けるために、書式が設定されていない行を 1行追加してから改ページしています。

1. 文書の先頭にカーソルを置き、[Enter] キーを押します。