Word 文書で、下図のように単語と単語の間に隙間を設けた行 (段落) を複数用意するとき、スペースを使って右側の単語の位置を揃えようとすると、ずれるしあとから文字が増えたらやり直さないといけません。
たとえば、下図では「対象者」をあとから「受講対象者」に編集しています。 当たり前ですが、2 つ文字列が増えたのですから、右側の文字列の位置もその分ずれます。
スペースは文字列と同じですから、文字列の編集を行うと揃えた位置が乱れてしまい、スペースを削除したり追加したりして見た目を整える必要があります。
「左揃えタブ」を上手に使うと、下図のように右側の文字列の位置をきれいに配置できるし、後からの文字数の増減にも対応しやすいです。
「タブ」の基本
特別な書式設定をした覚えのない、たとえば新規作成したような Word の文書のページで、段落の中でタブを挿入する ([Tab] キーを押す) と、4、8、12、16 字という全角で 4 字間隔で隙間が設けられます。
たとえば、これ↓の Word の段落は、「Word」の後ろにカーソルをおいて [Tab] キーを押すと、 「Word」が (半角だから) 4 字以下なので、「文書作成」の左側が 4 字の位置に移動するし、 「PowerPoint」の後ろにタブを挿入すると、「PowerPoint」は 4 字以上なので「プレゼンテーション作成」の左側は 8 字の位置に移動します。
このとき [Tab] キーを押して挿入しているのが、正確には「左揃えタブ」です。 Word の段落も PowerPoint の段落も、7 字あたりで揃えられたらバランスがよいですね。 タブは段落の中に複数挿入することもできます。
ここでは、とりあえず左揃えタブを段落内に 1 つずつ挿入し、あとからルーラーを使って、「選択している段落の 1 つ目のタブはだいたいこの位置にして」と指示するように設定して、右側の文字列の位置を揃えたいと思います。
ルーラーを表示する
文字列の位置を揃えるために「左揃えタブ」や「右揃えタブ」などを利用できますが、やり方は1 つではありません。どの方法で揃えるにしても、ルーラーは表示しておいたほうがよいです。 リボンの [表示] タブの [ルーラー] チェック ボックスをオンにしてルーラーを表示しておきましょう。
編集記号を表示する
タブが挿入されていることがわかりやすいように、[編集記号の表示 / 非表示] はオンにしておきましょう。
左揃えタブを挿入する
1. 水平ルーラーの左端のタブ セレクタにマウス ポインターを合わせて左揃えタブであることを確認します。
既定は左揃えタブで、いじることなんてほとんどないからだいたい左揃えタブになっているはず。もし違っていたら左揃えタブになるまでクリックしてください。
2. 「この位置から右へ移動したい」という場所 (ここではコロンの左側)にカーソルをおいて [Tab] キーを押します。
3. 左揃えタブが挿入されます。 「日時」は 2 字以下なので、カーソルの位置は 4 字のところに移動します。
4. 同じようにその他の段落も左揃えタブを挿入します。 「持参するもの」は 6 字なので、カーソルの位置は 8 字のところに移動します。
タブの位置を変更する
とりあえず左揃えタブを段落内に 1 つずつ挿入してあります。 ルーラーを使って、「選択している段落の 1 つ目のタブはだいたいこの位置にして」と設定を変更してみます。
1. 対象とする段落を範囲選択し、水平ルーラーの「だいたいこの位置」としたいところをクリックします。
2. 段落の 1 つ目の左揃えタブの位置が変更されます。 (だいたい、クリックした位置よりも少し左になる傾向がある)
既定のタブ位置はルーラー上に表示されないけれど、任意の位置のタブ位置はタブ セレクタと同じ形の記号 (タブ マーカー) が表示されます。
タブの位置を変更する
もう少し間隔を広げたい / 狭めたいという場合は、タブ位置を変更したい段落を選択して水平ルーラーの上でタブ マーカーをドラッグします。
水平ルーラー以外の場所にもっていくとタブ位置が削除されてしまうので、うまいこと水平ルーラーの上を左右にドラッグしてください。
左側の文字数を変更してみる
左揃えタブの挿入後、タブよりも左側の文字数が変わっても、右側の文字列はずれません。
タブ位置を削除する
設定したタブを解除して既定 (4、8、12、16 ・・・ 字) に戻したい場合は、タブ位置を解除したい段落を範囲選択して、タブ マーカーを水平ルーラーの外へドラッグします。
こういった文書を作成するとき、マス目がある Excel で作成する方もいるようですね。その方が文字列の頭の位置が揃って使いやすい、という意見ももちろん分かります。
でも、Word には文書を作成する際に必要な機能がきちんと用意されていて、それらはすべて、あとから編集のしやすい文書を作成するために重要な機能です。
紹介した機能はPowerPoint でも使用できます。きれいに整うと読みやすい文書になりますので、ぜひお試しください。
石田 かのこ
