未読のメールや特定の人からのメールを "表示" するために

最近使い始めたという方が多いので、たまには Outlook のお話しでも、、、
使い始めたばかりの方にとって「フォルダ」と「検索フォルダ」の違いがわかりにくいようなので
書いておきます。作り方の詳細は若干違うけれど Outlook 2003 以降であれば使用できる機能です。
ここでは Outlook 2007 をベースに書きます。

Outlook 2007 には既定で [受信トレイ] や [送信済みアイテム]、[下書き] などのフォルダがあります。
[受信トレイ] には自分が受信したメールアイテムが、[送信済みアイテム] には自分が
送信したメールアイテムそのものが保存されていると思ってよいでしょう。

対象のフォルダを選択すると保存されているメールアイテムを一覧などで確認できます。

一方の検索フォルダは設定した条件に合ったメールアイテムだけを表示するための仮想的な
フォルダです。

[受信トレイ] などのように、メールアイテムそのものが保存されているのではなく、
メールアイテムを検索する条件が保存されています。

対象の検索フォルダを選択したときに、(複数の) フォルダに対して設定されている条件で
検索が実行されその結果が表示される、というイメージです。
結果的に「特定の人からのメール」や「未読のメール」を一覧でまとめて確認できます。
たとえば下図は、「差出人が「User02」」という検索フォルダを作成しています。
[User02] という検索フォルダを選択すると、[受信トレイ] に保存されているメールアイテムのうち、差出人が User02 のメールだけが表示されます。

1.ナビゲーションウィンドウで [検索フォルダ] を展開します。
([検索フォルダ]の左側に「＋」をクリックすると展開されます。)
Outlook 2007 には既定で、[サイズの大きなメール]、[分類されたメール]、[未読のメール] の
3 つの検索フォルダが設定されています。

2.[検索フォルダ] を右クリックして [新しい検索フォルダ] をクリックします。
[検索フォルダ] と表示されている場所は、クリックしても選択ができませんので、
直接、右クリックしてください。

3.[新しい検索フォルダ] ダイアログボックスで検索フォルダの種類として、
[特定の人からのメール] を選択し、[選択] をクリックします。

4.[名前の選択] ダイアログボックスで差出人として指定するユーザーをダブルクリックするか、
選択して [差出人] をクリックすると下部のボックスにユーザーが指定されます。
ダイアログボックスの [OK] をクリックします。
指定したいユーザーの連絡先が登録されておらず、一覧に表示されない場合は、
[差出人] ボックスにメールアドレスを入力して指定します。

5.[新しい検索フォルダ] ダイアログボックスの [OK] をクリックします。

6.検索フォルダが作成されて、選択されます。
差出人が指定したユーザーからのメールだけが一覧に表示されます。

削除したい検索フォルダを右クリックし、[“検索フォルダ名“ の削除] をクリックし、
表示された確認メッセージで [はい] をクリックすると検索フォルダが削除されます。
このとき、検索フォルダとして設定されている検索のルールは削除されますが、検索フォルダ内に
表示されているメールアイテムそのものは削除されません。

[新しい検索フォルダ] の種類の一覧で一番下までスクロールすると、
[カスタム検索フォルダを作成する] という種類が表示されます。
[カスタム検索フォルダを作成する] を選択して [選択] をクリックすると
[検索フォルダのカスタマイズ] ダイアログボックスが表示され、検索フォルダの名前を
設定するボックスや [条件] ボタンなどが表示されます。

[条件] をクリックすると検索条件を詳細に設定できるダイアログボックスが表示され、
検索の条件をフィールドごとに設定して検索フォルダを作成できます。

そのほかに表示されている種類は、多くのユーザーが作るであろう標準的な検索条件の種類だと
思えばよいでしょう。

「特定の人からのメール」や「宛先に自分の名前だけがあるメール」などはよく使われるので、
[新しい検索フォルダ] に種類として用意されており、(差出人などの) 必要最小限の条件を
指定するだけで既定の名前で作成できるようになっています。

検索フォルダを利用すると、メールが複数のフォルダに分散して保存されている場合でも、
これらをまとめて表示して確認できますし、複数のフォルダを作成していなかったとしても、
メールはすべて [受信トレイ] に保存したまま差出人ごとにメールをまとめて確認したり、
件名に指定した文字列が含まれているメールだけをまとめて確認したりすることができます。

下図は [受信トレイ] と [メルマガ] という 2 つのフォルダと、
[未読のメール]、[A さんからのメール]、[添付ファイルのあるメール] という 3 つの検索フォルダが
併用されているイメージです。
検索フォルダを作成することで、左の 2 つのフォルダに分散しているメールを「未読かどうか」や
「差出人がAさんかどうか」などの条件ごとにまとめて確認できます。

Outlook 2003 と 2007 には既定で [未読のメール] などの検索フォルダがあるのですが、
Outlook 2010 にはないみたいですね。必要なら作りなさい、ということでしょう。
Outlook 2010 では、リボンの [フォルダー] タブの [新しい検索フォルダー] から
作成できます。