Excel で作成した資料を印刷して配布するような場合、両面印刷にしたり、
ステープルで止めたりします。
このときに、偶数ページ (裏側にくるページ) はページ番号が外側のほうがいいな、とか、
見開きで確認したときに左右で違う文字が表示されるようにしたいな、ということがあります。
Word であれば Word 2000 とか、もっと古いバージョンのときでさえ標準機能でこれを設定できます。
しかし、Excel には奇数ページと偶数ページで異なる設定にするという機能がなかったのです。
Excel 2007 以降、これができるようになっているのでご紹介しておきますね。
ここでは、ページ番号と文字列を例に、奇数ページと偶数ページで異なるフッターを設定する
方法を紹介します。
完成イメージは↓こんな感じです。
1.ヘッダーとフッターの編集をしたいワークシートを 選択し、
[ページ レイアウト] タブの [ページ設定] グループのダイアログ ボックス起動ツールを
クリックします。
2.[ページ設定] ダイアログ ボックスの [ヘッダー/フッター] タブの
[奇数/偶数ページ別指定] チェック ボックスをオンにして、
[フッターの編集] をクリックします。
3.前の手順で [奇数/偶数ページ別指定] チェック ボックスをオンにしてから、
[フッターの編集] をクリックすると、[フッター] ダイアログ ボックスに
[奇数ページのフッター] と [偶数ページのフッター] の 2 つのタブが表示されます。
それぞれのタブの [左側]、[中央部]、[右側] にフッターに表示する文字列を入力したり、
ボタンを使って指定します。
下図では、奇数ページは [左側] に会社名が、[右側] にページ番号が表示されるように設定し、
偶数ページのフッターにはこれが逆の位置になるように設定して [OK] をクリックしています。
4.[ページ設定] ダイアログ ボックスの [OK] をクリックします。
5.奇数ページと偶数ページで、異なるフッターが設定されます。
印刷プレビューなどで表示イメージを確認できます。
ページ番号が表示されていれば場所なんてどこでも OK とか、
3 ページしかないからそこまで厳密にわけなくてもいいかな、という場合は
必要のない設定でしょう。
数十ページにおよぶ資料をすべて Excel で作成して印刷するなんてことは
あまりしないという前提だったから機能がなかったのかもしれません。(←これは勝手な想像)
それでも機能が追加されたということは、必要としているユーザーが多い、
Excel で数十ページにおよぶ印刷ドキュメントを作っているユーザーが多いということなのかも。
表紙とか目次とかも Excel で作るのかな、、、 なんで Word と組み合わせないのかな、、、
なんてことを考えながら、たったチェック ボックス 1 個について考えてしまいました。
これが必要だった！という方、ぜひお使いくださいね。
石田かのこ
