VLOOKUP 関数という関数を聞いたことがありますか?
たとえば、商品No を入力したらその隣のセルに商品名が表示されるようにするとか、
社員番号を入力したら指定したセルに社員名が表示されるようにしたい、といったときには
この関数を使うとよいですよ。

とりあえず、どんなものなのか下記をご覧ください。

[氏名] の列 (緑のセル範囲) には、VLOOKUP 関数を使った数式が入っています。
この数式では、[社員番号] の列 (赤のセル範囲) に入力されている値と同じ値が
黄色のセル範囲にあるかどうかを探しに行って、
同じ値が見つかったら、表の左から数えて 2 列目 (水色のセル範囲) のセルの値 (氏名) を表示する、という動きをとっています。

D4 には「=VLOOKUP(C4,G4:J13,2) という数式が入っており、
「1001」という値が黄色のセル範囲にあったので、表の左から数えて 2 列目の「溝端かのこ」と
いう値を表示しているのです。

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下図の左表の「社員番号」のセルに右表の社員番号を入力すると、左表の氏名のセルに
名前が表示されるようにします。

 操作に慣れていない方は、日本語入力をオフにして操作してください。

 数式は、「=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,[検索の型])」とします。

1.結果を表示するセル (D4) を選択し、「=VLOOKUP(」と入力します。
関数名は小文字でもよいです。


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2.検索したいデータが含まれているセル (C4) を選択します。
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3.「,」を入力し、範囲の対象となるセル範囲 (G4:I13) を選択します。

あとから数式をコピーすることを考えて、ファンクションキーの [F4] を押して
絶対参照にします。
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4.「,」を入力し、目的のデータが入力されている列が指定した表の範囲の左から何列目にあるかを
番号で指定します。
範囲の一番左の列を列番号「1」とするので、ここでは列番号は「2」と入力します。

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5.「,」を入力し、検索の型として「FALSE」と入力して、「)」を入力して [Enter] キーを押します。612-EX36.jpg

 

6.数式が作成されます。

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7.他のセルに数式をコピーします。

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8.社員番号のセルに番号を入力して、氏名のセルに値が表示されることを確認します。912-EX36.jpg

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補足
VLOOKUP 関数の数式では、下記のように引数を指定します。

VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,[検索の型]

検索値には、検索したいデータ、またはそのデータを入力するセル番地を指定します。
検索したいデータが文字列の場合は“合計”“単価”のようにダブル クォーテーションで括ります。

範囲には、目的のデータが含まれる表のセル範囲を指定します。
作成した数式をほかのセルへコピーしても同じ範囲を参照させたい場合は、絶対参照でセル範囲を
指定しておくことをおすすめします。

列番号には、返したい値が指定したセル範囲の左から何列目にあるのかを番号で指定します。
範囲の 1 番左の列を列番号「1」として列番号を数えます。

[検索の型]には、検索したいデータが表の左端列で見つからなかった場合にどうするかを指定します。検索値と完全に一致するデータだけを検索し、検索結果が見当たらない場合はエラーを表示する、という場合は FALSE を指定します。TRUEを指定、もしくは入力を省略した場合は、そのデータを超えない最大値が検索されます。そのとき、範囲の左端のデータは昇順に並べ替えておく必要があります。
 

 


今回は社員番号を用いてご紹介しましたが、商品No を入力するだけで商品名や単価を表示する、
などといった見積書や商品管理台帳などの場合にも VLOOKUP 関数はよく使われています。
1 つの項目を入力するだけで関連する値を表示することができため、便利というだけでなく
データの入力間違いを防ぐ効果もあります。
ポイントを押さえてしまえば意外と簡単に作れてしまうはずですよ。
使い方はいろいろ、ぜひ、基本ルールを覚えてしまいましょう。

石田 かのこ