Office 2007 新機能に、SmartArt グラフィックという図表作成機能があります。
私は、組織図やフローチャートなどの図表を描いたり、図形を使った箇条書きや手順の図を書いたり
するときに使っています。

今まで、文字を追加した複数の図形 (オートシェイプ) を描いて、項目や手順などの流れを
書いていたような場面で手軽に使える機能だと思えばよいです。

基本的には、用意されている図表の種類で大まかな見た目を選び、図形に表示する
文字列を入力するだけです。
とても感覚的に使えるので、手順をご案内するほどでもないかもしれませんが・・・。
基本は大切なので、ね。

そして、最大の特徴は、文字列と図形が連動していること、簡単に後から図形を追加したり、
図表の種類を変更したりできることでしょう。

Excel でも Word でも PowerPoint でも使えるのですが、ここでは、Word 2007 を使って、
箇条書きを例に SmartArt グラフィックの基本操作をご紹介します。

 

ここでは、箇条書きリストを例に、Word の文書内に SmartArt グラフィックを使って図表を
作成します。

1.SmartArt グラフィックを挿入する位置にカーソルを置き、
[挿入] タブの [SmartArt グラフィックの挿入] をクリックします。

 

2.[SmartArt グラフィックの選択] ダイアログ ボックスでリストの形式を選択し、[OK] をクリックします。
※ここでは、[縦方向箇条書きリスト] を選択しています。

3.縦方向箇条書きリストの SmartArt グラフィックが挿入され、
リボン に [SmartArt ツール] が表示されます。
また、図表の左側には [テキスト ウィンドウ] が表示されます。

[テキスト ウィンドウ] の表示と非表示は、図表の左枠にあるタブをクリックするか、
[SmartArt] ツール の [デザイン] タブ の [テキスト ウィンドウ] で切り替えられます。

 

図表内の図形に文字列を表示するには、図形に直接、文字列を入力するか、
[テキスト ウィンドウ] に文字列を入力します。

ここでは、[テキスト ウィンドウ] を使って、図形に表示する文字列を入力します。

1.[テキスト ウィンドウ] の1行目（レベル1 の段落内）にカーソルを置き、文字列を入力します。
連動している図形内にも文字列が表示されます。

 

2.[↓] キーを押すか、[テキスト ウィンドウ] で、他の行の中をクリックします。
※[Enter] キーを押すと同レベルの行が追加されてしまうので注意しましょう。
もしも、[Enter] キーを押してしまったら [Excel] の後ろをクリックしてカーソルを置き、
[Delete] キーを押せば、不要な段落を削除できます。

 

3.[テキスト ウィンドウ] の 2 行目 (レベル2 の段落) をクリックしてカーソルを置き、
文字列を入力します。
連動している図形内にも文字列が表示されます。
 

4.[Enter] キーを押します。
 

 

5 .[Enter] キーを押した段落と同じレベルの段落が追加されます。

 

6.[テキスト ウィンドウ] への文字列の入力を繰り返して、
図表内に必要な図形や箇条書きを追加します。

下図では、レベル 1 の箇条書きが 2 つ、レベル 2 の箇条書きが 5 つになるように
文字列を入力しています。

SmartArt グラフィックの図形の階層構造は、PowerPoint の箇条書きや Word のアウトラインと
同じように、追加したり、後から変更したりできます。
[テキスト ウィンドウ] 内で [Tab] キーを使ってレベルを下げたり、[Shift] ＋ [Tab] キーで
上げたりできます。

キーでの操作が苦手な方は、リボンの [SmartArt ツール] の [デザイン] タブ の [レベル上げ] と
[レベル下げ] を利用してください。

また、[テキスト ウィンドウ] に文字列を入力したあと [Enter] キーを押すと、
同じレベルの段落 (図形) が追加され、[↑]、[↓] などの方向キーを押すと、カーソルをほかの
段落に移動できるということも覚えておくとよいです。

ここでは、既定の箇条書きに加え、新たにレベルを追加します。

1.[テキスト ウィンドウ] の一番下の段落の末尾にカーソルを置き、[Enter] キーを押します。

 

 

2 .[Enter] キーを押した段落と同じレベル (レベル 2) の段落が追加されます。

 

3.追加した段落内にカーソルを置き、[Shift] ＋ [Tab] キーを押します。
 

 

4 .段落のレベルが 1 つ上がり、図表内にも対応する図形が追加されます。

 

5.[テキスト ウィンドウ] で追加した段落に文字列を入力し、[Enter] キーを押します。

 

6.レベル 1 の段落が追加されます。
[Tab] キーを押します。
 

 

7 .レベルが 1 つ下がった段落に文字列を入力します。
必要に応じて操作を繰り返し、箇条書きを追加します。

 

8.図表以外の場所をクリックして図表の選択を解除します。
SmartArt グラフィックを使用した箇条書きリストのできあがりです。
不要な箇条書き (段落) がある場合は、[Delete] キーを使って図形を削除したり、
テキスト ウィンドウの文字列を消してください。

 

複数の図形やテキスト ボックスを組み合わせて描く図表では、項目の追加や削除のたびに、
個々の図形のサイズや、図形の間隔などの調整をしなければならず、意外と時間と手間がかかりますが、SmartArt グラフィックなら、図形の追加や削除も容易で、サイズや間隔も自動的に
調整してくれるので後からの編集も容易です。
次回は、後から図表の種類を変更したり、図形の色合いを変更したりする方法をご紹介しますね。
図形の色や効果が加わると、とても目を引く図表になると思います。

石田 かのこ