主にスタイルを作成しているときに起きるのですが、階層化した段落の中で段落番号を振りなおすとズレる、ということがまぁまぁあります。
たとえば下図の文書では、「中項目」という段落スタイルを作成して「①、②、③」という段落番号が設定されるようにしています。
また、「中項目」の配下で使いたい「小項目」という段落スタイルを作成して「(ア)、(イ)、(ウ)」という段落番号が設定されるように しています。
「小項目」が「(エ)」から始まってしまったので「(ア)」から再開させて振りなおそうとすると・・・
こうなる↓。ということがあります。これをなんとかしたいという話です
結論からいうと、わたしは、スタイルの中に段落番号を含めるのではなくて、アウトライン番号とスタイルを組み合わせて使うことでこうならないようにしています。
ベースのスタイルを作る
たとえば「中項目」スタイルは、フォントサイズや色といった文字書式と、行間や間隔は含めるけれど「①」の段落番号や左インデントを含めずに作ります。
同じように「小項目」スタイルも、フォントサイズや色といった文字書式と、行間や間隔は含めるけれど「(ア)」の段落番号や左インデントを含めずに作ります。
アウトライン番号とスタイルを関連付ける
- 上位のスタイル (ここだと中項目) の段落を選択して、リボンの [ホーム] タブの [段落] グループの [アウトライン] をクリックして、[新しいアウトラインの定義] をクリックします。
2. [新しいアウトラインの定義] ダイアログボックスの [変更するレベルを選んでください] で「1」を選択して、[レベルと対応付ける見出しスタイル] で「中項目」を選択します。
[このレベルに使用する番号の種類] で「①、②、③・・・」を選択し、[書式番号] に「①」と表示されていることを確認します。 (まだ [OK] は押さない）
3. 続けて、[変更するレベルを選んでください] で「2」を選択して、[レベルと対応付ける見出しスタイル] で「小項目」を選択します。
[書式番号] に入っている文字を消して「( )」を入力し、このカッコの中にカーソルをおいた状態で、[このレベルに使用する番 号の種類] で「ア、イ、ウ・・・」を選択します。
左インデント2文字くらいの字下げをするのなら [インデント位置] と [左インデントからの距離] を「7.5 mm」として [OK] をクリックします。
(インデントのサイズはあとで変えられるので、どのくらいにするとどうなるかを見てから調整する)
4. 「中項目」スタイルと「小項目」スタイルにアウトライン番号が対応付けられます。
たとえば、中項目が間に追加されて「(ウ)」から始まってしまう小項目があったら、この「(ウ)」の部分をクリックすれば「(ア)」から降りなおされます。
左インデントやぶら下げインデントの位置、段落番号はスタイルに含めずにアウトライン番号として設定し、「このスタイルで採用」というスタイルを対応付ける、というやり方です。
もちろんいろんな作り方をすると思うので、複合要因でずれてしまうことがゼロとは言い切れませんが、階層を持つような文書の内側で使う番号はズレることが多いのですがこちらのほうが安定するように思います。
石田 かのこ
