ドロップダウンリストの項目が自動的に増えるようにする

データの入力規則の「リスト」という種類を使用すると、こんな風に ↓ セルに入力している値を選択肢として表示し、入力時に利用できます。(データの入力規則のリストの詳細は過去の記事をみてください)

このとき、参照しているリストに項目が増えたら、自動的にドロップダウンリストにも表示されるようにしたいときのお話です。

「ドロップダウンリストの設定をする前に、参照するセル範囲をテーブルに変換してください。」というのが概要なのですが、一応、その作り方と、ほかのシートから参照する場合のお話を書きます。

テーブルへの変換

ドロップダウンリストが参照するリストをテーブルに変換します。

テーブルに変換するセル範囲内にアクティブセルをおいて、[Ctrl] キー＋ [T] キーを押すと [テーブルの作成] ダイアログボックスが表示されるので、[OK] をクリックします。
テーブルに変換したあと、(必須ではありませんが) テーブル名を設定しておきます。

今回は「担当者リスト」という名前にしています。

ドロップダウンリストの設定（同じワークシートの場合）

ドロップダウンリストを使用するセルと、参照するテーブルが 1 つのワークシート (同じワークシート) にある場合は次の手順で設定します。

ドロップダウンリストを設定するセルを選択し、リボンの [データ] タブの [データツール] グループの [データの入力規則] をクリックします。
[データの入力規則] ダイアログボックスの [設定] タブの [入力値の種類] で「リスト」を選択し、[元の値] ボックスの中をクリックした後、参照するセル範囲 (テーブルの担当者列のデータ部分) をドラッグして選択します。

このとき、テーブル名などは表示されません。普通に、絶対参照でセル範囲が指定されます。

指定が終わったら [OK] をクリックします。
ドロップダウンリストが設定され、セルを選択すると▼ボタンが表示されて、入力する値を選択できるようになります。
ドロップダウンリストが参照しているテーブルに項目が追加されて範囲が拡張されると、ドロップダウンリストにもその項目が追加されます。

[データの入力規則] ダイアログボックスで範囲の修正をする必要はありません。

ドロップダウンリストの設定 (別のワークシートの場合)

ドロップダウンリストを使用するセルが「シートB」にあり、参照するテーブルが「シートA」にあるなど、別のワークシートのテーブルを参照する場合は、前の手順で設定したように、セル範囲を指定しただけでは、新しく追加された項目がリストに表示されません。

ドロップダウンリストで、別のワークシートのテーブルを参照する場合は、次のように名前の設定を利用します。(名前の定義に関しても過去に書いているので詳細はそちらで)

ドロップダウンリストに表示するテーブルのセル範囲に、(テーブル名とは別に) 名前を設定します。

ここでは、「担当者名」という名前を設定しています。
ここでは、シートA にあるテーブル名は「担当者リスト」、セル E2 から E6 には「担当者名」という名前が設定されています。
(シートB の) ドロップダウンリストを設定するセルを選択してデータの入力規則を設定します。

[データの入力規則] ダイアログボックスの [設定] タブの [入力値の種類] で「リスト」を選択し、[元の値] ボックスに、「=」を入力して、前の手順でセル範囲に設定した名前を入力します。

指定が終わったら [OK] をクリックします。