[アウトライン] タブに表示されない文字があるのはなぜ？

先日のセミナーのとき、「新しく追加したスライドの場合は入力した文字がアウトラインのところに
表示されるのに、もともと入力されていた文字は表示されないんです」というご質問をいただきました。
アウトラインとおっしゃっているのは、PowerPoint 2003 の画面左側の領域の [アウトライン] タブのこと。

下図のような状況です。
図Aは、スライドに表示されている文字列がすべてアウトラインにも表示されており、
図Bは、スライドに表示されている箇条書きがアウトラインにも表示されていません。

■図A

■図B

結論から言うと、「新しく追加したスライドに入力した文字 (図A)」は “プレースホルダ” に
入力されており、「もともと入力されていた文字 (図B)」は “テキストボックス” に入力されて
いるからです。
テキストボックスに入力した文字列は、[アウトライン] タブには表示されないのです。

図B は、図A に似せて、テキストボックスを配置しているため、スライド上ではプレースホルダと
同じようなイメージで表示されていますが、そもそもの要素の種類が違うのです。

プレースホルダは、スライドに文字列や図などを配置するために用意されている領域で、
スライドを挿入したときに「クリックしてタイトルを入力」とか、「クリックしてテキストを入力」と
表示されている領域です。よく見かけますよね？

テキストボックスは、[図形描画] ツールバーの [テキストボックス] などを使って、
作成者が文字列を書くために作成した領域です。
好きな場所に好きな大きさで描けるため、PowerPoint に限らず頻繁に使われている描画機能です。

選択しているスライドに設定されているスライドの「レイアウト」によって、
どのようなプレースホルダが配置されるのかが決まります。

[書式] メニューの [スライドのレイアウト] をクリックすると、[スライドのレイアウト] 作業ウィンドウが表示され、選択しているスライドがどのレイアウトを使っているのかを確認できます。

図A は、[タイトルとテキスト] レイアウトを使っています。
選択しているスライドに設定されているレイアウトは、作業ウィンドウで青く囲まれます。

図B は、[タイトルのみ] レイアウトを使っています。
タイトルプレースホルダしかない状態で、テキストボックスを使って箇条書きを入力する場所を
作成してあるのです。
もしくは、[タイトルとテキスト] レイアウトを使ってはいるけれど、箇条書き用のプレースホルダを
削除してしまっている可能性もあります。
そのどちらにせよ、次の手順でレイアウトを変更したり、既定の状態に戻したりしてくださいね。

図Bのスライドにも、箇条書き用のプレースホルダを配置するためには、
[スライドのレイアウト] 作業ウィンドウで [タイトルとテキスト] レイアウトをクリックして
選択します。

ここでは、あらかじめ配置されていたテキストボックスは削除しています。
文字を再利用したい場合はどこかにコピーしておくなどしてくださいね。

レイアウトが変更され、箇条書きを入力する領域であるプレースホルダに文字列を入力しなおせば、
[アウトライン] タブに文字列が表示されます。

コピーをしておいた文字列を貼り付けてもよいですよ。

スライドに文字が印刷されればアウトラインなんてどちらでもよいよ、という方もいらっしゃると
思います。うん、それもそれでよいです。1回印刷したいだけとか、デザインテンプレートを
変更する予定はないとか、スライドを大量に作るわけではない、という場合はよいと思います。

困るのは、デザインテンプレートを変更したり、スライドマスタを使ってプレースホルダの書式を
まとめて変更したくなったときです。
それぞれのデザインテンプレートには、あらかじめ箇条書き用の行頭文字が設定されていますので、
プレースホルダに入力されている文字列の行頭文字は自動的に変更されるのですが、
テキストボックスに入力されている箇条書きはこの対象になりません。また、スライドマスタで
箇条書きプレースホルダの書式 (フォントサイズや色など) を変更した場合も、テキストボックスには適用されないのです。

ということで、いろいろな機能が実はつながっているのです。
テキストボックスに入力した文字列は [アウトライン] タブに表示されない、スライドマスタで
一括でデザイン設定できない、などの影響があるということです。
いざ、というときのために知っておくと良いかもしれませんよ。

石田かのこ