業務データは Access に格納されていることがあります。
Excel で管理しているデータと、Access で管理しているデータを組み合わせて処理をしたいとき、Access のデータを Excel ブックとしてエクスポートしたり、Excel から Access データベースに接続してデータを参照して利用したりします。

どちらを使うのかを判断する場合のポイントの 1 つは、Access データベースで最新の情報が管理されているとき、その更新を Excel にも反映したいかどうかです。

たとえば、下図のような Excel で管理している顧客への訪問履歴があるとします。
ここには、日報を元に、社員の情報は社員番号が、顧客の情報は顧客 ID で管理されています。

集計や分析をするにあたって、[社員名] と [顧客名] の列を追加して表示したいと思います。

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｢販売管理.accdb｣という Access データベースに、社員番号や社員の名前などの情報を管理している｢T_社員｣テーブルや、顧客情報を管理している｢T_顧客｣テーブルがあるとします。

新しく社員が入ったり、新しい顧客との契約が開始されたりしたら、このデータベースにデータが追加されていく、すなわち、ここにマスターデータがあります。

Access のテーブルを Excel ブックで使えるようにエクスポートをすることもできますが、この場合、エクスポートをしたときのテーブルのコピーであるため、データが追加されてもこれは Excel ブックで反映されません。

Access へのデータの追加や変更、削除などが、Excel ブックにも反映されるようにするには、データ接続を使用します。
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Access のデータベースに接続する

ここでは、｢販売管理.accdb｣の｢T_社員｣テーブルに接続して、最新の情報をテーブルとして表示します。
 

  1. リボンの [データ] タブの [外部データの取り込み] の [Access データベース] をクリックします。
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  2. [データファイルの選択] ダイアログ ボックスで、接続先となる Access データベースを選択して、[開く] をクリックします。
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  3. [テーブルの選択｣ ダイアログ ボックスで接続先とするテーブル (ここでは T_社員) を選択して、[OK] をクリックします。
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  4. [データのインポート] ダイアログ ボックスで、[テーブル] が選択されていることを確認し、出力先となるシート ([既存のワークシート] または [新規ワークシート] を選択して、[OK] をクリックします。
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  5. 指定した位置に接続先のデータがテーブルとして表示されます。

    テーブル名は、データベース名などから自動的に設定されているため、わかりやすい名前に変更します。
    また、このブックで使用する必要のないテーブルの列は削除してもかまいません。
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  6. このテーブルの接続を確認したり、接続を解除したりするには、リボンの [データ] タブの [接続] グループの [接続] をクリックして、[ブックの接続] ダイアログ ボックスを表示します。

    接続名 (データベース名) を選択して、[プロパティ] をクリックすると、[定義] タブで接続先のテーブルなどを確認できます。

    (確認後は、[キャンセル] や [閉じる] で、ダイアログ ボックスを閉じます)
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  7. たとえば、VLOOKUP 関数を使った数式で、データ接続によって表示されているテーブルの情報を参照して、社員名などを表示できます。
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  8. (あたりまえですが) VLOOKUP 関数によって参照しているテーブルに含まれてない社員 (社員番号) の名前は表示されません。
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データを更新する

マスター データは Access で管理しています。
たとえば、新しい社員の情報は｢T_社員｣テーブルに追加します。

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  1. データの接続の設定後に閉じた Excel ブックを次に開いたとき、外部データへの接続は無効になっているため、下図のようなメッセージが表示されます。

    [コンテンツの有効化] をクリックします。
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  2. 最新の状態に更新したいテーブルの中にアクティブ セルをおいて、(テーブルを選択して)、[テーブル ツール] の [デザイン] タブの [外部のテーブル データ] グループの [更新] をクリックします。

    テーブルが更新され、Access のテーブルに追加されたデータが表示されます。
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  3. Access 側でデータの追加が行われれば、Excel ではその最新のテーブルのデータを使うことができます。
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Access データベースに直接接続できない、という方もいらっしゃると思います。たとえば、そんなときは CSV ファイルでデータをもらっていたりしませんか？
CSV ファイルにも、上記の Access データベースと同じように接続できます。

｢今の状態のデータ｣を使いたいのか、｢更新されていくデータ｣を使いたいのかによって、データのコピーを使うべきか、接続するべきかを選択しましょう。

石田かのこ