数値を「千」単位にまるめて表示したいときに 1000 で割った値で表を作り直しているけれど、
なんとかなりませんか?と、セミナーでご質問をいただきました。
お客様にそのときにお伝えした表示形式について書いておきますね。
Excel 2007 の [ホーム] タブの [数値] グループには、
セルに入力されている「1000」という値を「\1,000」と表示する [通貨表示形式] や、
「1000」を「1,000」と表示する [桁区切りスタイル] などのボタンがあります。
セルに「\1,000」と入力しなくても、「1000」と入力されているセルに「通貨」という表示形式を
設定することで「\1,000」と表示することができるのですよね。
以前にも書きましたが、表示形式とは、セルに入力されているデータを「どのように見せるか」の
設定です。リボンにボタンで用意されている表示形式を利用するだけでなく、ユーザーが
ルールに沿って表示形式を作成できます。
「1000000」という値が入力されているセルに「1,000」と表示するための表示形式を
設定すればよいのです。
1. 表示形式を設定するセル (千単位で数値を表示したいセル) を選択し、
[ホーム] タブの [数値] グループのダイアログ ボックスを表示するためのボタンを
クリックします。
選択したセル範囲の上で右クリックして、[セルの書式設定] をクリックしてもよいし、
[Ctrl] キーを押しながら [1] キーを押してもよいです。
[セルの書式設定] ダイアログ ボックスを表示できればどんな操作方法でも。
2. [セルの書式設定] ダイアログ ボックスの [表示形式] タブの [分類] で [ユーザー定義] を選択し、
[種類] ボックスに「#,###,」(最後の「,」を忘れずに!) を入力して、[OK] をクリックします。
3. 表示形式を設定したセルの数値が千単位で表示されます。
数値には千単位で表示するための表示形式が設定されているだけで、
値に変更はありません。
[数式バー] にセルに入力されている値が表示されていることがわかります。
ちなみに、あえてグラフのある表を使っていますが、
グラフの縦軸の値も千単位で表示されていることがわかります。
(手順 1 の画像との違いを見てくださいませ)
グラフの軸の設定で表示単位を変更しなくても、グラフの元データの表示形式を変えるだけで
グラフにも反映されるのがよいところ。
「#」は数値の 1 ケタを表わし、「,」は千単位の区切りを表わします。
ということは、「#,###,,」と設定すれば、百万単位で表示されるということです。
ドキュメントによってはそこまでの設定が必要になることもあるでしょうから、
覚えておくとよいと思いますよ。
石田かのこ