研修で使用するテキストやマニュアルを作るときに、わたしは Wordと PowerPointと Excel を駆使しています。
たとえば、PowerPoint で全体の流れなどを作ってから、Word で手順を起こしたりするのですが、プロジェクターなどで投影する PowerPoint のスライドと同じものをテキストにも載せたいときには、スライドを画像ファイルとして出力し、Word の文書に挿入して使っています。

イメージはこんな感じ↓。難しい手順ではないけれど、意外と知られていないので書いておきます。

スライドを画像ファイルとして出力する

画像ファイルにするときに、作業の過程で [すべてのスライド] を出力するのか [このスライドのみ] を出力するのかを選択します。そのため、下記の最初の保存の手順を実行するときに、すべてのスライドを画像ファイルとして出力するのならどのスライドが選択されていてもよいですが、「このスライド」という目的のスライドがあるのなら保存の前にそのスライドを選択しておいてください。

  1. ファイルの保存を実行して [ファイルの種類] で [PNG ポータブル ネットワーク グラフィックス形式 (*.png)] などの出力したい画像ファイルの種類を選択し、画像ファイルの保存場所を指定して [保存] をクリックします。
     
    バックステージ ビューでも、[名前を付けて保存] ダイアログ ボックスでもどちらでも構わないです。




  2.  表示されたメッセージで、すべてのスライドを出力するのか選択しているスライドだけを出力するのかを選択します。


  3.  [すべてのスライド] を選択した場合は図のメッセージが表示されます。[OK] をクリックします。


  4.  保存の際に指定した場所に、(すべてのスライドを選択した場合は) 元になったPowerPoint のファイル名と同じ名前をフォルダーが作成され、その中に画像ファイルが出力されていることを確認できます。


もちろん、PowerPoint のファイルと出力した画像ファイルはリンクされていないので、PowerPoint 側で変更があったのならそのスライドを再度出力しなければなりません。
わたしが Word の文書に挿入して使うときには、挿入方法をリンクなどにすることで、なるべく変更が加わった場合の手間を省くようにはしています。

石田 かのこ

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