はじめてのオフィスワークや、長く社会から離れて仕事復帰するときなど、職場でのビジネスマナーを不安に感じる方も少なくないと思います。

「敬語の使い方あってる?」「ビジネスメールはこれでいい?」など悩むことも多いはずです。

ここでは、今さら聞けない最低限の「敬語」「電話応対」「ビジネスメール」「勤務中のマナー」についてお話ししたいと思います。

敬語編

ビジネスマナーと聞いてまず不安になるのが「敬語」ではないでしょうか。

「敬語は苦手……」と思っているかもしれませんが、あまり難しく考える必要はありません。基本のルールをマスターすれば、あとは慣れと実践あるのみです。

敬語には「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3種類あります。

  • 尊敬語:相手の立場を上げることで相手に敬意を示す言葉
    例:おっしゃる、言われる ※動詞に「れる」「られる」「お~になる」を付ける

  • 謙譲語:自分の立場を下げることで相手に敬意を示す言葉
    例:申す、申し上げる ※動詞に「お~する」を付ける

  • 丁寧語:語尾に「です」「ます」「ございます」などを付けたり、丁寧に表現したい言葉の頭に「お」「ご」を付ける表現
    例:言います

職場でもっとも大切なことは相手に対する心遣いです。敬語を少しくらい間違えても大丈夫です。相手に敬意を表していれば、気持ちは伝わります。

電話応対編

電話は相手の顔が見えないため、事務職が初めての人にとっては苦手な仕事の一つです。

できるなら電話応対は避けたいと思うかもしれません。しかし電話応対は事務職の基本です。オフィスワークでは避けて通れません。まずは電話応対の基本をマスターしましょう。

  • 呼び出し
    呼び出し音は3回以内にとりましょう。3回以上鳴ったら「お待たせしました」と添えましょう。

  • 挨拶
    明るく元気に「〇〇会社でございます」と出ます。そして相手が誰であれ「いつもお世話になっております。」と挨拶をしましょう。

  • 取次ぎ
    「〇〇でございますね。少々お待ちください」と伝えて”保留”にし、担当者に「〇〇会社の〇〇様からお電話です」と取り次ぎます。
    相手が名乗らない場合は、「失礼ですがお名前(会社名)をお伺いしてもよろしいでしょうか」と名前をおたずねします。

  • 伝言
    担当者が不在の場合は「よろしければ折り返しお電話いたしましょうか」など、代案を示すことが大切です。伝言を依頼されたら、電話の相手の「会社名」「名前」「電話番号」を必ずメモして復唱します。最後に「〇〇(自分の名前)が承りました」とお伝えしましょう。

    担当者には「いつ」「誰(会社名・お名前)」」「用件」「電話番号」を忘れず伝言してください。

※ただし、電話応対は会社それぞれにルールがあります。会社のルールに合わせましょう。

電話応対に対する苦手意識を克服するためには、慣れることが一番です。最初はだれでも失敗します。何度か電話に出ることで電話応対に慣れて自信がつきます。

慣れるまでは少し怖いですが、まずは受話器をとって、基本に沿った対応をしてみましょう。

ビジネスメール編

普段からスマートフォンでメールやLINE等を利用しているので、なんとなく「メールは大丈夫!」と思うかもしれません。しかしビジネスメールは気を付けないといけないルールがあります。そのなかでも特に気をつけたいポイントを説明します。

  • 件名:要件が一目でわかるような言葉で書く
    仕事ではたくさんのメールが届きます。件名だけを見て、その重要度を判断し、優先順位を付けてメールをチェックすることが多いので、一目で本文の内容がわかる言葉で書きましょう。

  • 宛名:メールの本文の最初に必ず宛名を書く
    社外:「会社名」「部署名」「役職」「名前(様)」という順番が基本です。
    社内:「名前」(〇〇さん)

  • 挨拶文:一般的定型文を使う
    社外:「いつもお世話になっております。〇〇会社の〇〇でございます」等。
    社内:「お疲れ様です。」
    ※インターネットで検索すると、定型文の文例が出てきます。

  • 本文:用件は簡潔にまとめる
    伝えるべき内容を整理して、改行したり、段落を作ったりするなど見栄えにも注意してください。

  • 署名:メールの末尾には署名を挿入する
    「会社名」「部署名」「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」等です。
    会社により形式や内容は決まっているので職場で確認しましょう。

  • 宛先: TO(宛先)・CC・BCCを使い分ける

    TO:メインの宛先
    CC:情報を共有したい人(メールを受け取った時、CCに指定された人を確認できる)
    BCC:情報を共有したい人(メールを受け取った時、BCCに指定された人を確認できない。受信者同士に面識がない場合などに使用)

 最後に、メールを送信する際は「宛先は間違っていないか」「誤字脱字はないか」「用件はわかりやすいか」を必ず見直すこと。特に宛先間違いの誤送信は大きなトラブルや、信用問題になります。

送信前の最終チェックはビジネスメールを送るうえで最も大切なルールです。十分に注意して行いましょう。

勤務中のマナー編

職場はチームで仕事をしています。また職場ごとにルールも決まっています。

ここでは、仕事をスムーズに進めるためのポイントについてお話します。

  • 挨拶
    挨拶は人間関係の基本です。明るく正しい挨拶は周囲とのコミュニケーションをスムーズにして、好感度を上げることができます。

    出社時や退社時の挨拶は意識して行いましょう。また相手に聞こえていないと挨拶したとは言えません。きちんと相手にむかって挨拶しましょう。

  • 報連相(「報告」「連絡」「相談」)
    「ほう・れん・そう」という言葉を一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。

    困った事や問題が起きたと時、自分一人で抱え込んではいけません。職場の上司に、早急に、正確に、必要な情報を伝え、相談する。情報共有して、問題解決することが大切です。

  • お休みの連絡
    急遽会社を休む時は、基本的に電話で直属の上司に連絡を行います。最近は職場によってメールやLINEで行うことがあるようですが、まだまだ直接電話連絡する会社が多いです。最初に連絡方法は確認しておきましょう。

    会社を休む理由には、自身の体調不良、子供の急な発熱、学校行事など諸事情あり、やむを得ないことです。

    しかし、あなたが休むとあなたの仕事を職場の誰かが変わりにフォローすることになります。休む理由をきちんと説明し、その日にすべき仕事の内容も引継ぎしておきましょう。

    また休み明けは同じ職場の方にお礼を言いましょう。ちょっとした気遣いですが、職場の人間関係を円滑にするポイントです。

最後に

事務職が未経験の場合や、お仕事にブランクがある場合は、最初は「仕事」だけでなく会社や社会のルールもイチから教えていただくことになります。周囲の人たちには助けてもらうことばかりです。そのような状況でも職場の人間関係を円滑にするためのルールが、ビジネスマナーです。

会社・職場で自信を持てるように、基本的なビジネスマナーを身につけておきたいですね。

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