しごと
2021/06/21
【働き方は生き方だ】オフィスワークに一歩踏み出す。「パソコンの基本操作」とは
しごと,働き方は、生き方だ
これまで、「キャリアについて考えてみよう」というテーマでコラムを配信してきました。
今回からは、「一歩踏み出そう」をテーマにいざ動き出すときに気になるあれこれをお伝えしていきたいと思います。
第1弾は、オフィスワークへの転職を目指すときに、まずは押さえておきたいPC（パソコン）スキル
- 今まで接客業をしてきたけど、子供の生活に合わせて「土日祝休み」で働きたい。
- 年齢とともに、このまま立ち仕事を続けていくことに不安を感じる。
など、未経験だけどオフィスワークの求人に挑戦したいという方は多いと思います。
オフィスワークにはパソコン操作がつきもの。
どれくらいのスキルがあれば大丈夫なのか、応募条件の「PC基本操作」・・・“基本”ってなに？って思っている方も多いのではないでしょうか。
オフィスワークの中には、一般事務、経理事務、総務事務、営業事務などたくさんの種類があります。
経理だと簿記知識、総務だと保険関係の知識など、必要な知識やスキルも違ってきます。
資格が必須だったり、資格まではなくてもよかったり、求人によって様々ですが、ほぼ全てのオフィスワークに共通する必要スキルとして「PC基本操作」があります。
応募条件の「パソコン基本操作」とは？具体的な4つのスキルと勉強方法
応募条件の「PC基本操作」とは、主にOfficeソフト（Word・Excel）やメールが使えるかどうか。と考えていいでしょう。
具体的には以下の①~④の内容を指すことが多いので、まずはここを押さえて置くことが肝心です。
① PCの電源を付けて、Word・Excelを開いて、入力して、フォルダに保存、印刷ができる
② コピー＆ペーストができる
③ メールの送受信ができる、CCとBCCを使い分けることができる
④ タイピングができる
もちろん、知っておいた方が良い事はもっとたくさんあります。
予備知識として学んでおくことが多いほど、教える方も教わる方も負担が軽くなりますよね。
Officeソフト（Word・Excelなど）の勉強をするとしたら、代表的なのがMOS（Microsoft Office Specialist）資格。
MOS資格取得を目指す職業訓練も多いですね。
採用する側も、「資格があるから、パソコンの基本操作はできるね。」という安心材料にもなります。
ただ、資格取得となると時間も費用もかかります。
そんな時間が取れないという方は、まずはインターネットを使って勉強してみましょう。
「Officeソフトの基本」や「Excel基本」、「パソコン操作入門」などで検索してみてください。YouTubeにもわかりやすい操作説明がたくさんありますよ。
4つの基本スキルについて。「基本」ってどのレベル？
さて、先ほど紹介した①~④の基本操作について、少し詳しく説明します。
① PCの電源を付けて、Word・Excelを開いて、入力して、フォルダに保存、印刷ができる
データは白紙から作るより既存のデータを修正して使うことが多いので、入力・保存ができれば対応できます。
また、たくさんの機能がありますが、必要な操作は担当する業務によって様々ですし、手順を教えてもらえば問題ないことが多いです。
ただし、保存方法には注意してください。
既存のデータに「上書き保存」してしまうと、元のデータが消えてしまいます。
毎月のデータを残している場合などは、必ずファイルのコピーか、「名前を付けて保存」をしてから入力するようにしましょう。
②コピー＆ペーストができる
文字やデータをコピーして、別の場所に貼付け（ペースト）する作業はとても多いです。普段スマートフォンでもよく使う操作ではないでしょうか？
操作方法はいくつかありますが、ショートカットキーを使うのが最も速くて便利です。
コピーしたい部分を選択して、コントロール（Ctrl）キー+Cキーでコピー
貼り付けたい部分を選択して、コントロール（Ctrl）キー+Vキーで貼付けが出来ます。
③メールの送受信ができる、CCとBCCを使い分けることができる
社内外とのメールのやり取りは必要不可欠。ビジネスメールの基本は知っておいた方が良いですね。
タイトル（件名）は簡潔に＆本文最後に署名をつける
メールのタイトル（件名）は、本文の内容がわかるように、かつ簡潔（20字以内が目安）に入れます。
また、メール本文の最後に、送信者（自分）の社名・氏名・連絡先などを数行にまとめた“署名”を入れるなど、ビジネスメールの基本は事前に調べておきましょう。
宛先（TO）、CC、BCCを使い分ける
複数名にメールを送るときは、アドレス入力欄を使い分けましょう。
・宛先（TO）を連名にすると、同じメールがそれぞれに送信され、全員に表示される（他の人に送っている事がわかる）
宛先：☆、△
→ ☆も△もお互いにメールが送信されていることがわかる
・CCに追加すると、宛先（TO）の人とCCの人にも、同じメールがそれぞれに送信され、全員に表示される。（他の人に送っている事がわかる）
宛先：☆ CC：△、□
→ 全員☆、△、□に送られたことがわかる
※全員にアドレスがわかるので、社内など知っている人同士のときに使います。
※宛先（TO）が「メールの要件に対してアクションがほしい人」に対して、CCは「情報を共有しておきたい人」にとどまることが多いです。
・BCCに追加すると、宛先（TO）の人にも、BCC同士でも送った人がわからない
宛先：☆ BCC：△、□
→ ☆は△、□に送った事がわからない。
△は、☆に送っていることはわかるが、□に送っていることはわからない。
□も、☆に送っていることはわかるが、△に送っていることはわからない。
※面識のない人達に一斉に送る場合に使います。もし全員にBCCで送信したい場合（全員に誰に送ったかわからないようにしたい場合）、宛先には自分のアドレスを入力しておきます。
送信前に再確認をする習慣をつける
メールは送信をしてしまうと取り消しができないことが多いので、宛先や添付資料の確認を必ず行いましょう。
個人情報漏洩など重大なトラブルに繋がるケースもありますので、十分に気を付けましょうね。
④タイピングスキル
どんなに操作知識があっても入力が出来なければ仕事はできません。
それに「タイピングスキルがあればOK」というオフィスワークは多いのです。
必要なタイピングスピード
どれくらいのスピードが必要なのかは、やはり仕事によりますが、全く手元を見ずに入力する「ブラインドタッチ」までは必要ない事が多いです。
一般的には６割程度画面を見ずに入力できれば問題ないでしょう。
一般事務職では1分間に日本語100文字程度打てれば安心ですね。
タイピングの基本は、ホームポジションを知り、両手で入力できる事。
正確性や速度は練習あるのみです。
自分のタイピングスピードを知る方法
e-typingではどのキーをどの指で押すのかもわかりやすく練習ができますし、レベルもわかりやすいのでおススメです。
そのほかにも、タイピング練習のできるサイトはたくさんありますので、ご自宅にパソコンがあれば簡単に練習が出来ます。
パソコンがない人のタイピング練習方法
ただ、最近はスマホやタブレットで用が済んでしまうため、パソコンを持っていない方も多いですよね。
そんな場合は、Bluetoothキーボードの購入がおススメです。Bluetoothキーボードを自分のスマートフォンに“ペアリング”して、タイピングの練習をすることができます。
パソコンを購入するのはハードルが高いけど、外付けのキーボードだけなら比較的準備しやすいですね。
自分が今できることを考え、行動に移すことが大切
過去に、「未経験だけどオフィスワークに転職したい」という相談を受けた事がありました。
「PCスキルを身につけたいけど、仕事と子育てで教室に通う事もできないし、パソコンも持っていない。」という方でしたが、タイピングスキルだけでも身につけて欲しいとお伝えしたところ、「Bluetoothキーボードで練習をして入力できるようになりました！」と報告してくれました。（アナログ人間なのでその手があったか！と衝撃をうけました）
その後、短期のデータ入力を経て現在は一般事務のお仕事をされています。
この方はタイピングだけでなくExcel操作についても質問があり、ネットで調べて勉強していました。
自分の進む道を決め、そのために今できる事を考え、行動に移す事で成しえた転職ですね。
私もとても嬉しかったです。
まとめ
PC基本操作についてお話してきましたが、必要スキルに「PC基本操作」と書かれているオフィスワークの求人は、PCスキルに重点をおいていません。
未経験だけど、PCのことはあまりわからないけど、それでも挑戦したい気持ち。意欲や人柄を重要視する場合が多いです。
ですので、未経験でも「PC基本操作ができればOK」という求人をみつけたら、自分のスキルで大丈夫か悩む前に、一歩踏み出して応募してみましょう。
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【働き方は、生き方だ】普通の私のキャリア形成 ～一歩踏み出そう～ 第11回：オフィスワークに一歩踏み出す。「パソコンの基本操作」とは 【働き方は生き方だ】過去のシリーズ |
この記事を書いた人
坂田 葵
クリエアナブキ 松山支店 キャリアコンサルタント
愛媛県夕日の立ち止まる町出身。
2人の子どもを育てているワーキングマザー。海が好き。
