2019年4月1日から、「働き方改革」の一環として時間外労働の上限規制について労働基準法が改正されました。時間外労働に上限が設けられ、働きすぎ防止や女性の活躍の可能性を広げる効果などが期待されています。

中小企業においては１年間の猶予があり2020年４月からの適用となりますが、それ以外の企業ではこの春から適用が始まっていています。

改正のポイントや、2020年４月以降の適用となる企業の人事担当者の方が気を付けておくこと、適切な労働時間管理のために対応すべきことなどをご紹介します。

2019年4月から導入された時間外労働上限規制

月45時間・年360時間までが原則

時間外労働はこれまでも原則として上限は定められていたものの、上限を超えても行政指導にとどまり、法的な強制力はありませんでした。また、労働基準法第36条に基づく労使協定 36 （サブロク）協定の届出があれば、会社の裁量で時間外労働をさせることが可能でした。

改正後は、原則、月45時間・年360時間が上限となりました。

臨時的な特別な事情がある場合は例外が認められますが、例外にも上限が定められていて、特別条項のある 36 協定の締結と所轄労働基準監督署長への届出が必要です。

そして、限度時間を超過した場合の罰則（６か月以下の懲役または 30 万円以下の罰金）も定められました。

一年を通して常に時間外労働と休日労働の合計は月100時間未満、2~6か月ごとの平均を80時間以内に収めるようにしなければ、こちらも法律違反となります。

時間外労働・休日労働の確認

時間外労働の上限を守るためには、「時間外労働」や「休日労働」について正しく理解する必要がありますので、改めて整理をしてみます。

時間外の勤務について

労働時間には、労働基準法に定められている「法定労働時間（１日８時間・週40時間）」と法定労働時間内で会社ごとに定める「所定労働時間」があります。時間外労働の上限規制は「法定労働時間」を基準とします。

例えば、月～金の週5日勤務、就業時間 10：00～18：00（休憩1時間）と定めている会社で10：00～21：00の勤務をした場合、1日8時間を超える19：00～21：00の2時間が法定の時間外労働になります。

 

休日の勤務について

労働基準法で定められた「週1回または4週に4回」の休日のことを「法定休日」と言い、法定休日以外の休日を「法定外休日（所定休日）」と言います。法定外休日（所定休日）については、週40時間を超えて勤務した時間が時間外労働にあたります。

例えば、前述の就業時間10：00～18：00（休憩1時間）で、完全週休２日（法定休日：日曜日）の会社で土曜日に出勤したとすると、土曜日は法定外休日（所定休日）ですので、月～土の労働時間の合計が40時間を超えたところから時間外労働になります。

同じケースで日曜日（法定休日）に勤務すると、休日労働時間に該当します。

 

原則による上限を超える場合

臨時的な特別な事情がないかぎり、月45時間・年360時間の限度時間を超えることはできません。限度時間を超える必要がある場合は、労使が合意して具体的な状況・時間などを盛り込んだ特別条項のある36協定を締結し、所轄労働基準監督署長へ届け出ることが必要です。様式第９号の２という新たな36協定届の様式も策定されています。

また、その際の上限も次のように定められています。 

  1. 時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
  2. 時間外労働時間が年720時間以内
  3. 時間外労働と休日労働の合計について、2~6か月平均が月80時間以内

ただし、45時間/月を超えることが出来るのは年6か月までです。

また、上限を守ることだけでなく、出来る限り時間外労働・休日労働を必要最小限にとどめ、従業員の安全配慮義務を負うことに留意し、健康などに配慮することも重要です。

詳細は、厚生労働省のパンフレット「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説（厚労省のサイトが開きます）」を一読されることをオススメします。

人事担当者が対応すること

これらの時間外労働上限改正に対して、人事担当者は36協定に沿った適正な時間外・休日労働の管理、上限を超えないように事前確認や業務調整を行う必要があります。

従業員の勤務実態を適正に把握・監視する体制を整える

労働契約上の使用者には日々の労働時間を適正に把握する責務があり、労働時間の適正な把握を行うためには１日何時間働いたかだけではなく、何時から何時まで働いたかを把握する必要があります。また、2019年4月から労働安全衛生法の改正により、使用者には客観的方法による労働時間把握が義務化されました。

厚生労働省が作成している「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（厚労省のサイトが開きます）」では、始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法として、以下のいずれかによることとされています。 

①使用者自ら、あるいは労働時間管理を行う者が、直接始業・終業時刻を確認し、記録すること
②タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること

①や②の方法をとらず、自己申告による確認、記録を行わなざるを得ない場合は、あいまいな労働時間の管理にならないよう労働者・管理者双方に対して自己申告制の適正な運用を十分に説明し、場合によっては実態調査するなど管理体制に注意が必要です。

管理記録と労働時間の実情に相違がないように使用者が適正な管理の必要性を社内で周知し、管理することが重要です。 

また、従業員の労働時間についてリアルタイムに把握しておくことも大切です。

従業員の勤務実績の把握について月末に１～２回程度という企業が多いのではないでしょうか。労働時間の上限を守っていくためには、月末だけや月１～２回だけの把握では難しい可能性があります。管理者はWEBを使った勤怠管理システムの導入など、従業員の勤務時間を適宜把握できるような方法を検討し、残業が多い従業員に対して早めに対応が出来るようにしておくと安心です。

労働時間削減のための業務内容の見直し

労働時間が過剰な場合は、業務内容の見直しの検討したほうがよい場合もあります。労働時間の削減を目指して、各企業ではいろいろな取り組みを行っています。

内閣府では、「社内におけるワーク・ライフ・バランス浸透・定着に向けたポイント・好事例集（内閣府のサイトが開きます）」を公表し、働き方・休み方に対する意識の変革を図るためのポイントや実際に取り組みを行っている企業の紹介をしています。他の企業の取り組みを参考にしながら、自分の会社にあった労働時間削減に向けた取り組みを検討してみてはいかがでしょうか。

また、労働時間を減らすためには業務の効率化を図り、生産性の向上を目指すことが必要不可欠です。これまで行っている業務を棚卸して重複して行っている業務はないか、ムダに行っている業務はないかなどをしっかりと精査し、これまでのやり方を見直して業務改善を行う必要がありそうです。

まとめ

時間外労働上限規制は、労働時間や業務内容を見直す良いきっかけです。

従業員の時間的な負担を減らすことは、従業員にとってより働きやすい、働き続けやすい職場になりますし、採用活動にもプラスの効果が期待できるかもしれません。冗長な業務を整理することで業務効率や生産性があがると、会社にとってもプラスの効果につながります。

時間外労働上限規制をうまく使い、よりよい職場づくりに取り組んでみてはいかがでしょうか。